Организация работ по оцифровке архивных документов

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

Содержание

Следующий раздел

2. Организация работ по оцифровке архивных документов

2.1. Цели оцифровки архивных документов

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП).

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

• сохранность документа,

• возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий.

Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо^[33].

Порядок создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов) является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов), утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одобрения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива.
 

2.2. Электронный фонд пользования

В ЭФП включаются копии оцифрованных в полном объеме (полностью) единиц хранения.

ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

• массива мастер-копий, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках^[34], и не предназначенного для использования (ЭФП-1);

• массива рабочих копий (копий первого поколения, дубликатов), также записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках^[35]. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки (ЭФП-2);

• массива всех копий второго и последующих поколений, созданных в различных целях, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и предназначенного для многократного использования (ЭФП-3).
   

2.3. Методы создания ЭФП

Электронный фонд пользования создается:

• целевым порядком в рамках государственных, ведомственных, региональных программ и ежегодных (перспективных) планов работы архива;

• целевым порядком на все документы, определенные для страхового копирования;

• целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые документы;

• в процессе выполнения заказов;

• в процессе других работ.

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

• отбор документов для оцифровки;

• подготовка документов для оцифровки;

• передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации;

• выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдельный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, фотография, или комплекс документов (фотографии, вклеенные в фотоальбом); для фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);

• оцифровка документа – создание электронной копии – мастер-копии;

• двукратная (минимум) запись на носители: мастер-копия и рабочая копия;

• маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого (мастер-копия и рабочая копия) в учетной документации;

• передача носителей копий на хранение;

• возврат подлинников документов в хранение.
   

2.4. Критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий

В плановом порядке электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:

• наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;

• особо ценных и уникальных документов,

• документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;

• документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;

• выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усовершенствование описей (в части редактирования заголовков).

Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в неудовлетворительном физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы.
 

2.5. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 2).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

Перспективное планирование должно осуществляться структурными подразделениями, на которые возложены функциональные обязанности по созданию электронных копий, с учетом предложений от отделов использования документов, отделов обеспечения сохранности документов и других структурных подразделений.

При планировании работ по оцифровке в показатели планирования включаются следующие графы:

• наименования и номера фондов, коллекций, единиц хранения и наименования документов, планируемых к оцифровке;

• количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

• предполагаемые сроки осуществления оцифровки;

• отметка о выполнении.

На основе Перспективного плана ежегодно создается (создаются) Перечень (Перечни) фондов, подлежащих оцифровке, в котором(ых) определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года (Приложение № 3).

Очередность оцифровки определяется ценностью и информационной значимостью документов, их физическим состоянием, интенсивностью обращения к ним, а также наличием технических и кадровых возможностей.

Перечни согласовываются с задействованными в работе по созданию ЭФП структурными подразделениями архива (в первую очередь с отделом обеспечения сохранности и архивохранилищами, в которых находятся на хранении дела подлежащие сканированию) и утверждаются директором архива (архивного учреждения).

При годовом планировании работ по оцифровке в показатели включаются следующие графы:

• наименования и номера фондов, коллекций, номера описей, единиц хранения, наименования документов;

• количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

• объем единиц хранения для фотодокументов – в листах/кадрах/ед.хр., для фоно-, кино- и видео-документов – в часах/минутах/секундах;

• формат документов;

• категория сложности документов (см. Приложение № 23);

• отметка о выполнении – дата оцифровки, № и дата акта о передаче на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя;

• шифры хранения электронных мастер-копий;

• шифры хранения электронных рабочих копий.

  (Прим.: последние три пункта заполняются по факту выполнения работ).

Оцифровка проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи.

Допустимо ведение Перспективного плана и ежегодных Перечней фондов, подлежащих оцифровке, в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.
 

2.6. Структурные подразделения для создания ЭФП^[36]

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осуществляться специализированным подразделением архива.

Создание ЭФП планируется и организуется как самостоятельный вид работы.

Создание ЭФП не может рассматриваться в качестве дополнительного функционала сотрудников других подразделений.
 

2.7.–2.8. Примерный состав специалистов структурного подразделения по созданию ЭФП.
Требования к квалификации сотрудников

Состав и функции специалистов в структурном подразделении архива, на которое возложен функционал по созданию ЭФП:

Методист

Функционал: прием архивных документов на сканирование, ведение учета ЭФП (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3), контроль качества выполнения работ при передаче электронных копий на хранение, мониторинг вопросов повторного сканирования, сдача архивных документов в архивохранилища после сканирования, передача на хранение маркированных носителей с ЭФП.

Оператор сканирования

Функционал: проведение операций сканирования, шифровка электронных копий;

Оператор записи внешний носителей

Функционал: запись электронных копий на носители, маркировка носителей.

Инженер

Учет использования рабочих копий, техническое обслуживание компьютерной техники, периодическое тестирование носителей информации с ЭФП (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3).

Специалист по графической обработке цифровых копий и подготовке копий второго и последующих поколений (при необходимости).

Осуществлением работ^[37], связанных с непосредственным созданием (оцифровкой, сканированием, учетом) электронных копий архивных документов, должны заниматься штатные сотрудники архива.

Квалификационные требования к сотрудникам, на которых возложены обязанности по созданию и учету электронных копий, изложены в Едином квалификационном справочнике (квалификационные требования к должностям «архивист»/ «хранитель фондов»/ «методист»/ «специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов»).

Сотрудники, непосредственно выполняющие работы по оцифровке архивных документов, должны пройти обучение (курсы повышения квалификации) по специальности «операторы сканирующих устройств».

Осуществлением работ по работе с цифровым контентом должны заниматься штатные сотрудники архива, имеющие высшее либо среднее профессиональное образование по специальности «Автоматизированные системы управления», «Программирование», «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем».
 

2.9. Создание электронных копий архивных документов
силами подрядных организаций

Допускается создание ЭФП силами сторонних организаций на условиях аутсорсинга при обеспечении безопасности и полной сохранности подлинников.

Создание ЭФП силами сторонних организаций может производиться исключительно на территории архива в специально оборудованном помещении при оформлении соответствующих документов, фиксирующих выдачу/возврат подлинников документов во временное пользование, и при постоянном контроле процесса оцифровки со стороны сотрудников архива.

При заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов особо необходимо оговаривать ответственность подрядной организации за сохранность подлинников документов.

Создание электронных копий архивных документов должно производиться подрядными организациями с помощью оборудования, прошедшего тест-контроль в рамках методики и программного обеспечения, представленного в «Методических рекомендациях, программном обеспечении оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах» (см. п. 2.11) и в соответствии с техническими требованиями к созданию электронных копий архивных документов, содержащимися в п.п. 2.14. – 2.20, что также должно оговариваться в договорах.

Учитывая то, что комплексы профессионального оборудования для оцифровки и обработки графической информации являются весьма энергоемкими, при заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов, рекомендуется особо оговаривать оплату коммунальных платежей и электроэнергии со стороны организации-подрядчика.
 

2.10. Примерный перечень оборудования и программного обеспечения,
необходимого для создания электронных копий архивных документов,
хранения ЭФП и управления цифровым контентом

Для проведения работ по созданию электронных копий документов, ЭФП и управлению цифровым контентом необходимо следующее компьютерное оборудование:

Сканирующее оборудование:

• профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры;

• цифровые фотоаппараты (матрица от 3,2 МРх);

Компьютерное оборудование:

• автоматизированное рабочее место оператора – графическая рабочая станция – РС–совместимая персональная ЭВМ для поддержки автоматизированных рабочих мест сканирования / индексирования / администрирования;

• монитор с диагональю не менее 19 дюймов;

• устройства чтения и записи оптических дисков;

• устройство для чтения карт памяти (картридер) – рекомендуется при работе с цифровым фотоаппаратом;

• источник бесперебойного питания.

Серверное оборудование:

• сервер локальной сети / центральный компьютер для решения вопросов передачи информации (при проведении работы на нескольких сканирующих устройствах и использовании при этом выделенного сегмента локальной вычислительной сети архива);

• источник бесперебойного питания

Носители информации (модули памяти):

• файл-сервер для хранения ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3 (типа: HP DL180 G6) / система хранения данных/ электронная библиотека;

• RAID-массив^[38];

• источник бесперебойного питания;

• носители информации для хранения оцифрованных документов (специализированные CD-R, DVD-R, предназначенные для архивного хранения) – ЭФП-1, ЭФП-2.

Печатающее устройство:

• лазерный ч/б принтер для печати сопровождающей документации, оформления носителей информации для сдачи на хранение и печати бумажных копий;

• цветной фотопринтер;

• или многофункциональное устройство/

Программное обеспечение:

• операционные системы Windows XP или выше;

• необходимые драйверы для сканирующих устройств, цифровых фотоаппаратов, принтеров, подключенных к компьютерам;

• программное обеспечение, позволяющее контролировать качество цветопередачи и контрастность на экране монитора (например, Adobe Gamma или Atrise Lutcurve);

• графические редакторы (например, Adobe Photoshop);

• программа для просмотра и организации графических изображений (например, ACDSee);

• драйверы PostScript для версий Windows;

• операционные системы для серверов Windows Server 2005 и выше;

• программа для записи информации на компакт-диск (например, Nero Burning Rom);

• система управления базами данных (СУБД) и/или оболочка базы данных (система) для учета электронных копий и управления цифровыми ресурсами;

• приложение для преобразования PostScript-файлов в PDF-файлы Adobe Acrobat Distiller (при необходимости);

• программа для просмотра документов в формате PDF Adobe Acrobat Reader (при необходимости).

Все перечисленное оборудование должно быть смонтировано в единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов.

Все перечисленное оборудование не может использоваться в иных целях.

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП, не могут быть подключены в локально-вычислительные сети архивов.

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП, не могут иметь выход в Интернет.
 

2.11. Основные требования к техническому оборудованию и программному обеспечению

Создание электронных копий архивных документов может производиться с помощью двух видов оцифровывающих устройств:

• профессионального сканирующего оборудования – планетарных бесконтактных сканеров;

• цифровых фотоаппаратов.

Выбор вида оборудования зависит от:

• состава фондов;

• максимальных размеров документов
  (при помощи специализированных сканеров целесообразно проводить оцифровку документов форматов А2, A3, А4, А5 и меньшего формата, при помощи цифрового фотоаппарата и при отсутствии сканеров формата А1–А0 – документов форматом более A2);

• финансовых возможностей архивного учреждения.

Использование планшетных офисных документных сканеров, разработанных для осуществления сканирования текущей офисной документации и не предназначенных для оцифровки архивных документов, требующей повышенного внимания к безопасности и сохранности подлинника, недопустимо. Использование подобного оборудования для оцифровки архивных документов может нанести непоправимый вред подлинникам^[39].

Основными критериями выбора моделей сканеров для созданий электронных копий архивных документов являются:

• безопасность и сохранность подлинника в процессе сканирования;

• качество электронной копии;

• размер стола сканирующего устройства, соответствующий максимальному размеру подлинников, предназначенных для оцифровки, и исключающий необходимость фрагментарного сканирования документов с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображений;

• другие технические характеристики оборудования.

Проблеме оптимального подбора сканирующего оборудования для осуществления оцифровки архивных документов (по критериям «цена – качество») посвящена научно-исследовательская работа, выполненная в 2011 г. по заказу Федерального архивного агентства Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула). Отчет по теме «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов» в январе 2012 г. размещен на портале «Архивы России»^[40]. На портале «Архивы России» размещен дистрибутив разработанной на основе многофакторного анализа компьютерной программы по подбору оборудования – MregForm^[41] и пошаговая инструкцию по ее применению.

В 2012 г. Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) по заказу Росархива разработаны «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах»^[42], размещенное на портале «Архивы России».

Наиболее оптимальным решением в вопросе выбора сканирующего оборудования представляются:

Профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры формата не менее А2, оснащенные лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями и книжной колыбелью для сканирования не расшиваемых цветных, черно-белых и полутоновых подлинников (книги, рисунки, ветхие материалы, атласы) архивных документов, поставляющееся в следующей комплектации:

• сканер формата не менее А2;

• книжная колыбель с автоматизированным прижимным стеклом для книг толщиной не менее 12,5 (специализированная колыбель – до 50) см;

• программное обеспечение управления сканированием (поставляется в комплекте);

• набор для калибровки сканера под заданные параметры (поставляется в комплекте в виде белого листа или специальных настроечных таблиц/тест-объектов; при отсутствии – тест-объекты приобретаются отдельно)

  и обладающее техническими характеристиками:

  Технические характеристики сканера:

  Максимальный угол раскрытия книги – 180 град;

  Неподвижная относительно подлинника сканирующая система (голова), расположенная на стойке (планетарный тип конструкции);

  Сканирующая система – Линейный сенсор / Фотоматрица (CCD-сенсор)^[43];

  Система освещения должна обеспечивать сканирование с защитой от ультрафиолетового и инфракрасного излучения и должна быть построена на базе экономичных LED-технологий (не более 80 VA);

  Система освещения располагаться ниже сканирующей головы для получения лучшего качества скана;

  Разрешение оптическое не менее 400 dpi (все режимы сканирования), выходное не менее 600 dpi;

  Наличие подвижной книжной колыбели, лазерная индикация центра (желательна), регулируемое пространство для переплета книги;

  Наличие прижимного стекла для подлинников;

  Возможность работы как с прижимным стеклом, так и без прижимного стекла;

  Функция ограничения области сканирования.

  Режимы сканирования:

  Не менее 36/24-бит в цветном изображении;

  Не менее 8-бит в оттенках серого;

  Не менее 1-бит для чёрно-белого изображения;

  Автоматическое определение формата сканирования;

  Наличие лазерного луча центрирования подлинника (желательно)

  Отсутствие ультрафиолетового и инфракрасного излучений;

  Отсутствие бликов при сканировании глянцевых подлинников;

  Толщина книги не менее 120 мм

  Глубина фокуса не менее 120 мм

  Скорость сканирования: 400 ррi в цвете на формате 610мм х 458мм – не более 6–7 сек.

  Интерфейс: USB2.0.

  Формат выходного файла: все стандартные форматы изображений: несжатый и многостраничный TIFF, TIFF G4, JPEG, JP2, PDF, многостраничный PDF, BMP, PCS, PNG.

  Программное обеспечение с функциями:

  • автоматическое распознавание страниц;

  • автоматическая разбивка разворота на две страницы;

  • ручной выбор и разбивка страницы;

  • автоматическое исправление изгибов книги (желательно);

  • поворот изображения;

  • несколько фильтров;

  • изменение разрешения;

  • перевод из цветного формата в градации серого и в черно-белый;

  • сохранение в нескольких форматах;

  • отправка на печать.

Выбор цифровых фотокамер (фотоаппаратов) определяется размером матрицы и финансовыми возможностями архива.

На сегодняшний день цифровые фотокамеры представляют собой самый безопасный для подлинников архивных документов способ создания электронных копий документов. Однако их использование также имеет свои ограничения и недостатки, главным из которых является проблемы соблюдения светового режима.

Допустимо комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата.

Технические характеристики компьютерного оборудования:

Системный блок:

Минимальные требования:

CPU с количеством ядер не менее 2 и тактовой частотой не менее 2,8 ГГЦ;

Память тип DDR3, объем не менее 2 Гб, HDD не менее 500 Гб SATA;

Видеокарта не менее 512 МБ, частота GPU Мгц не менее 700, тип GDDR5, Gigabit Ethernet, Multi-DVD.

Оптимальные требования (при поточном режиме оцифровки):

Чипсет – Intel, CPU с количеством ядер не менее 2, объем не менее 6Мб и частотой работы не менее 3,2 ГГц;

Память тип DDR3, объем не менее 8 Гб, с возможностью расширения до 32 Гб, HDD не менее 1000 Гб SATA;

Дискретная видеокарта с объемом памяти не ниже 1 Гб и пропускной способностью памяти не ниже 25,6 Гб/сек;

Возможность защиты информации с помощью встроенного аппаратного модуля;

Предустановленное производителем ПО для защиты и безопасного удаления информации.

Монитор:

диагональ не менее 19 дюймов,

тип подсветки – LED,

яркость монитора не менее 250 кд/см², контрастность не менее 1000 : 1, динамическая контрастность не менее 3 000 000 : 1,

углы обзора не менее 170 градусов по горизонтали и 160 по вертикали.

Технические требования к серверному оборудованию, системам хранения электронного контента и печатающим устройствам определяются, исходя из реальных объемов имеющегося цифрового контента, перспектив его наращивания и нужд в осуществлении распечатки электронных копий.
 

2.12. Основные требования к технологическим^[44] помещениям подразделения
по созданию электронных копий архивных документов и рабочим местам сотрудников

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь естественное и искусственное освещение. Желательна ориентация оконных проемов на север или северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать (при необходимости) оконные проемы.

Рабочие места для создания электронных копий оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения документа должна быть 300–500 лк, освещенность поверхности экрана – не более 300 лк.Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и стола сканирования. Допустимо при использовании профессионального сканирующего оборудования, оснащенного собственными лампами, полное выключение освещения в процессе оцифровки.

Минимальная площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 кв.м, расстояние между рабочими столами с видеомониторами должно быть не менее 1,2 м^[45].

Экран монитора должен находиться от глаз пользователя не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Помещение должно быть хорошо вентилируемым. Вентиляционные отверстия на оборудовании не должны быть перекрыты.

Не допускается размещение вблизи оборудования комнатных растений.

Помещение должно быть оборудовано сейфом или закрывающимся шкафом для хранения архивных документов, принятых на оцифровку.

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны сдаваться под охрану.
 

2.13. Подготовка и передача документов на оцифровку

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий фонда пользования осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ^[46].

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий включает в себя:

• выемку дел,

• проверку поисковых данных,

• сверку с описью заголовков дел,

• проверку нумерации листов,

• уточнение в листах заверителях.

При подготовке дел проверяется физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и укрепления основы. В случае необходимости привлекаются специалисты по обеспечению сохранности архивных документов и специалисты по оцифровке документов для проведения консультаций с целью недопущения возможности повреждения дел при сканировании.

Дела, предназначенные к оцифровке, как правило, расшивке не подлежат и могут быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

Принятие решения о расшивке дела может быть мотивировано:

А) обеспечением сохранности документов (дело туго сшито и при его раскрытии на 180 градусов и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов);

Б) невозможностью представить на электронной копии всю информацию документа, т.к. часть информации «уходит» в корешок.

Решение о расшивке документов принимается только в случае наличия в архиве условий по переплету после сканирования расшитых для оцифровки дел.

По окончании работы дело в обязательном порядке переплетается заново.

Передача документов на оцифровку в специализированное подразделение осуществляется сотрудниками архива, ответственными за создание электронного фонда пользования, и оформляется Заказом (требованием)^[47] на изготовление электронных копий (Примерная форма Заказа (требования) – Приложение № 4), оформленным в соответствии с последовательностью сканирования фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки.

В Заказе (требовании) на изготовление копий отмечается:

Основание для оцифровки (в случае выполнения плановых работ – ссылка на позицию в Ежегодном Перечне фондов, предназначенных для оцифровки; в случае выполнения заказа в иных целях – указание №, даты и названия документа, на основании которого производятся работы, целей выполнения работ, реквизитов заказчика).

Учетные шифры (номер фонда, номер описи, номер ед.хр., номера листов (оборотов – если необходимо).

Количество листов/оборотов листов, предназначенных для оцифровки.

Разрешение, формат, носитель (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Примечание (указание на особые требования по сохранности, необходимость применения специализированных методов оцифровки, возможность использования прижимного стекла и/или графической обработки (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива)).

Дата передачи на оцифровку,

Дата выполнения заказа;

Дата получения заказа (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива);

Дата возвращения подлинников в хранилище;

Шифр и место хранения электронной мастер-копии (на встроенном носителе и внешних носителя);

Шифр и место хранения электронной рабочей копии (на внешнем носителе);

Шифр и место хранения копии второго поколения (при необходимости – для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Заказ (требование) на изготовление электронных копий ФП архивных документов подписывается директором или заместителем директора (главным хранителем фондов).

Бланк заказа составляется в необходимом количестве, но не менее чем в 2-х экземплярах. Один экземпляр хранится в централизованном учёте в делах фондов, другой – в отделе обеспечения сохранности документов или в структурном подразделении, в котором осуществляется централизованное хранение электронного фонда пользования архива. Бланк заказа регистрируется в Журнале учета заказов на создание электронных копий документов (Приложение № 5). Журнал ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Журнал оформляется по правилам оформления учетной документации архива, т.е. его листы прошиваются, пронумеровываются; их количество указывается в листе-заверителе^[48]. Графы в журнале и записи ведутся в разворот. Допустимо ведение Журнала учета заказов в электронном виде.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же документов (рескана) сотрудники, заполняющие заказы и ведущие журнал, обязаны перед передачей-приемом документов на сканирование убедиться в том, что документы прежде не проходили процедуру оцифровки.

В случае если документ уже оцифрован, все работы по выполнению заказа производятся с его рабочей электронной копией.

Повторное сканирование (оцифровка) (рескан) документов недопустимо!^[49]
 

2.14. Оцифровка (сканирование) документов.
Общие подходы и требования

Решение о способе цифровой обработки (сканирование или цифровая съемка) принимает зав. структурным подразделением, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Независимо от целей, задач, требований заказов и т.п. архивный документ оцифровывается однократно.

В результате процесса оцифровки создается электронная мастер-копия документа.

Требования по созданию мастер-копии: 

Требования общего характера:

1. Единицы хранения, отдельные архивные документы оцифровываются в полном объеме, включая обложки, шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п.

2. Допустимо не оцифровывать «пустые» (незаполненные символьной (текстом), графической и иной информацией, непронумерованные) листы (страницы), входящие в состав единицы хранения (документа), при обязательной оцифровке листа-заверителя и специальной отметке в сопроводительной документации^[50][51] (в описании электронной копии) о том, какие именно и по какой причине листы (страницы) не оцифровывались.

3. Неразброшюрованные дела оцифровываются в разворот, отдельные документы – полистно (включая оборотную сторону).

4. Полистная оцифровка неразброшюрованных дел возможна только в случае, когда формат листов (в высоту) превышает размер сканирующего стола, и дела необходимо располагать на столе горизонтально.

5. В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы следующий документ бОльшего размера не предъявлялся на изображении.

6. Нежелательна пофрагментная оцифровка большеформатных подлинников с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения. Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется использовать специализированные сканеры формата А1-А0 или цифровой фотоаппарат.

7. В случае если архивный документ представляет собой трехмерный объект (например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т.п.), кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера, необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

8. В случае если документ хранится в сложенном виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность (например, надписи на внешних сторонах писем–треугольников периода Великой Отечественной войны).

9. В случае если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, книгу, выполненную азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т.п. и/или иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование производится с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации, в том числе в программе учета и описания электронных копий.

10. Если архивный документ имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку, кофр и т.п.) в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки, применив при необходимости цифровой фотоаппарат.

11. При оцифровке сложных объектов (например, фотоальбомов), где на странице расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, создается электронная копия страницы в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – каждого документа (фотографии) в отдельности.

12. В случае изменения внешнего вида подлинника архивного документа (например, в результате реставрации), документ оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую и отправляется в архив.

13. При оцифровке желательно располагать на поверхности сканера две линейки, демонстрирующие физические размеры документа.

14. При оцифровке документа (единицы хранения) необходимо следить, чтобы граница области сканирования отстояла на 0,5–1 см от края документа с тем, чтобы на изображении были видны его края.

15. Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае если:

    • толщина дела превышает глубину книжной колыбели;

    • дело сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам;

    • при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.

Технические требования к созданию мастер-копии с помощью сканирующего оборудования:

Ежедневно работа по созданию электронных копий должна начинаться с:

• проведения регламентной настройки сканирующего оборудования с помощью набора для калибровки сканера (калибровочных таблиц);

• проведения калибровки монитора компьютера.

• проведения процедур настройки оборудования в соответствии с «Методическими рекомендациями, программным обеспечением оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

Все три вида настройки должны проводиться после каждого (любого) отключения оборудования.

Результаты настройки оборудования ежедневно должны фиксироваться в Журнале создания электронных копий или Протоколе проведения регламентной настройки. (Приложение № 6).

Проведение процедуры настройки сканера не исключает использования в процессе оцифровки (создания мастер-копии архивных документов на бумажной основе) специальных тест-объектов (цветной и серой шкал, технических мир^[52]), предназначенных для осуществления последующего контроля цветности, контрастности и четкости электронного изображения в процессе его хранения. Шкалы размещаются рядом с подлинником и обязательно должны попасть в область сканирования. В этом случае электронная мастер-копия обязательно должна содержать в себе изображения подлинника архивного документа и тест- объектов.

Однако, учитывая то, что стоимость тест-объектов и технических мир достаточно высока, при проведении оцифровки архивных документов можно ограничиться проведением трех видов настройки оборудования, описанных выше.

В целях исключения повторной оцифровки документов создание мастер-копии производится с максимально возможными техническими параметрами:

Разрешение не менее 300 dpi – для оцифровки документов формата А4 и более;

Разрешение не менее 600 dpi – для оцифровка документов формата менее А4;

Цветной режим True color.

Подробнее см. Таблицу № 1.

При сканировании документов, имеющих тонкие линии, мелкие детали, фотодокументов, для гарантии воспроизведения чертежей, карт, а также документов в плохом физическом состоянии разрешение должно быть не менее 600 dpi.

Таблица № 1

Основные параметры процесса создания электронных копий архивных документов

Носитель/формат		Рекомендуемое разрешение при сканировании (DPI)		Режим сканирования		Форматы сжатия
№		Мастер-копия
		ЭФП-1
		Мин.	Макс.	цветной	оттенки серого	*tiff	*bmp
Бумага (пергамен) до середины XIX в.	менее А4	Не менее 600	Не менее 600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А4	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	более А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
Бумага стандартная	менее А4	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А4	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	более А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
Бумага тонкая/ калька	менее А4	600	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А4	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	более А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
Фотобумага	менее А4	600	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А4	600	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	более А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
Картон	менее А4	600	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А4	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности
	более А3	300	600	Обязательно	При необходимости	Обязательно	По возможности

 
Если документ содержит угасший, или плохо читаемый текст, создаются два варианта электронной мастер-копии: в цветном режиме и в режиме «оттенки серого».

При этом в зависимости от возможностей сканирующего оборудования, возможны следующие способы решения проблемы:

А) однократное сканирование документа в случае, если сканирующее оборудование имеет программное обеспечение, позволяющее осуществлятьперевод изображения из цветного формата в формат градации серого и в черно-белый, а также дает возможность сохранять изображение в нескольких экземплярах.

Б) допустимо повторное сканирование документа в режиме «оттенки серого» в случае, если сканирующее оборудование не имеет программного обеспечения, позволяющего преобразовывать полученное цветное изображение в изображение в режиме «оттенки серого»^[53] .

Каждое отдельное изображение (обложка, разворот, страница, оборотная сторона и т.п.) оцифрованного документа является отдельным файлом, который автоматически нумеруется по порядку во встроенной в сканирующее оборудование программе оцифровки (в проекте).

Эти файлы, созданные в результате сканирования и представленные в программе оцифровки (в проекте), являются исходными мастер-копиями, максимально качественными в силу отсутствия внешних воздействий (копирования, обновления, репликации, эмуляции, миграции, графической обработки, преобразования в иной формат и т.п.). Однако хранение исходных мастер-копий в проекте возможно только ограниченный период времени, поэтому созданные файлы транслируются из программы сканирования в графический редактор, после чего БЕЗ проведения каких-либо процедур обработки (кроме переименования файлов^[54] ) записываются на встроенные носители информации (сервер, систему хранения данных, электронную библиотеку). Эти первично сохраненные и записанные файлы являются мастер-копиями.

Графическая обработка электронных мастер-копий недопустима!

Мастер-копии должны сохраняться:

в виде отдельных файлов;

в режиме RGB;

в формате *bmp^[55]. Учитывая, что файлы, сохраненные в данном формате, являются слишком объемными, наиболее оптимальным форматом хранения мастер-копий является формат *tiff^[56] без компрессии^[57].

Во избежание утраты цифровой информации на встроенных носителях информации допустима однократная репликация полученных файлов на внешние носители информации – компакт или оптические диски (CD-R, DVD-R)^[58].

Электронные копии на компакт или оптические диски реплицируется, исключая возможность последующей дозаписи информации на данный носитель.

Обязательным является хранение каждого компакт или оптического диска в индивидуальной первичной упаковке (желательно в виде жесткой коробки).

Удаление созданных в результате сканирования и представленных в программе оцифровки (в проекте) файлов из памяти сканирующего устройства и рабочего компьютера до записи полученных файлов на встроенные носители информации и последующей репликации на внешние носители информации категорически не допустимо!

Технические требования к созданию электронных мастер-копий с помощью цифрового фотоаппарата принципиально не отличаются от требований к созданию мастер-копий с помощью сканеров.

Тем не менее, стоит особо подчеркнуть, что цифровая фотосъемка должна производиться с максимально возможным разрешением фотокамеры (не менее 150 DPI), в цветном режиме (исключения описаны выше) и с использованием тест-объектов.

Для представления реальных физических размеров подлинника документа рядом с ним в обязательном порядке необходимо размещать линейки.

При оцифровке документов с использованием цифрового фотоаппарата заголовки изображениям даются автоматически. После переноса кадров с карты памяти на жесткий диск компьютера необходимо в графическом редакторе привести заголовки оцифрованных документов в соответствие с номерами листов подлинника. При этом недопустима какая-либо иная графическая обработка изображений.

Удаление созданных в результате цифровой фотофиксации и представленных на карте памяти фотоаппарата изображений до записи полученных файлов на встроенные носители информации и последующей репликации на внешние носители информации категорически не допустимо!
 

2.15. Контроль качества электронных копий

В настоящее время не существует разработанных и апробированных методик автоматизированного контроля качества создаваемых электронных копий, поэтому целесообразно применять комбинацию методов визуального контроля, перечисленных ниже:

• полистный просмотр и сравнение подлинников документов